仕事をしていて、電話がかかってきたとします。ところが取り次ぎたい相手が現在席をはずしている、このようなことは日常茶飯事かもしれません。この時も臨機応変に電話応対をしないといけません。
もし取り次ぐ対象の人物がいなかった場合には、「申し訳ございません」というお詫びから入りましょう。そして「現在○○は席をはずしております」と不在の状況を説明しましょう。
その後「いかがいたしましょうか？」が最も理想的な電話の応対になります。こういうことで、電話の相手にどうしたいかということを聞くことができます。「あとでかけ直します」もしくは「電話を頂けませんでしょうか」といったリアクションが予想されます。相手の対応に応じて、こちらも返答をすればいいでしょう。
もし電話応対に余裕が出てきたら「よろしければ、用件をお伺いすることはできませんか？」というとなおいいでしょう。こうすることによって、不在の相手に「○○の件で○○様からお電話がありました」とより詳しく報告をあげることができます。よって対象の人物が電話を受けるなりかけるなりしたときに、スムーズに話を進めていくことができるようになります。、あた電話をかけた人もあなたや会社に対して、いいイメージを持ってくれるでしょう。
若いうちは、よくミスをするものです。
勤めたときに、電話回線をひいいてくれっていわれたことあるんですが、まさか電話加入権ってのが必要なことをしりませんでした。
＜参考＞
電話加入権ここにありってサイトがありました。
あなたはご存知ですか？